¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas y tickets de compras?
5 min de lectura
Guardar justificantes de gasto en el sector de la hosteleria es una obligacion legal y operativa para evitar sanciones administrativas. En Espana, los plazos minimos varian segun la normativa tributaria o mercantil que se aplique, oscilando entre los cuatro y los diez anos.
El plazo tributario general de cuatro anos segun la Agencia Tributaria
La Ley General Tributaria establece un periodo general de cuatro anos para la prescripcion de los impuestos vinculados a la actividad comercial, como el IVA y el Impuesto sobre Sociedades. Este plazo comienza a contar desde el dia siguiente a la finalizacion del periodo voluntario de presentacion de la liquidacion correspondiente. Por ejemplo, un ticket de compra de materia prima de junio de 2024 declarado en el segundo trimestre vencerá formalmente al finalizar julio de 2028.
Si la empresa presenta declaraciones fuera de plazo o liquidaciones rectificativas, el computo de cuatro anos se reinicia desde la fecha de esa nueva presentacion. Conservar el comprobante durante este tiempo garantiza la deducibilidad del gasto y del IVA soportado ante cualquier inspeccion ordinaria de la AEAT.
El plazo mercantil de seis anos fijado por el Codigo de Comercio
Aunque la normativa fiscal fija el limite en cuatro anos, el articulo 30 del Codigo de Comercio obliga a los empresarios a conservar los libros, correspondencia, documentacion y justificantes concernientes a su negocio durante seis anos. Esta obligacion afecta a todas las facturas recibidas de proveedores de alimentacion, suministros, servicios y alquileres del local.
El computo mercantil empieza a partir del ultimo asiento realizado en los libros contables del ejercicio correspondiente. Por seguridad juridica ante posibles reclamaciones de acreedores, socios o procesos judiciales, la recomendacion operativa para los bares y restaurantes es mantener el archivo durante seis anos completos.
Excepciones que exigen conservar documentos hasta diez anos
Existen situaciones habituales en hosteleria donde el plazo de conservacion se amplía significativamente. Cuando el establecimiento adquiere bienes de inversion cuya amortizacion se prolonga en el tiempo, como maquinaria industrial de cocina o reformas integrales del local, los justificantes deben guardarse durante todo el periodo de amortizacion mas los cuatro anos de prescripcion tributaria.
Asimismo, la Ley de Prevencion del Blanqueo de Capitales exige la conservacion de ciertos registros y comprobantes durante un periodo minimo de diez anos. De igual forma, las facturas asociadas a bases imponibles negativas a compensar en el Impuesto sobre Sociedades deben guardarse mientras la Administracion mantenga el derecho a comprobar dicho ejercicio.
Diferencia entre tickets simplificados y facturas completas
En la operativa diaria de un restaurante es frecuente acumular albaranes y tickets simplificados por compras menores en comercios locales. Sin embargo, un ticket simplificado no permite la deduccion del IVA soportado salvo que contenga de forma expresa el NIF del destinatario y el domicilio fiscal correspondientes.
Para deducir el gasto en el Impuesto sobre Sociedades basta con demostrar la vinculacion del ticket simplificado con la actividad, pero para la deduccion del IVA es obligatorio solicitar el canje por una factura completa. Si el proveedor entrega un ticket impreso en papel termico, la tinta se degrada con facilidad, por lo que es necesario digitalizar el documento antes de que sea ilegible.
Protocolo de archivo y digitalizacion legal para hosteleria
Para gestionar las decenas de comprobantes semanales sin colapsar el espacio fisico del establecimiento, el negocio debe establecer un protocolo claro. Asignar un dia a la semana para cotejar albaranes de entrega con las facturas mensuales de los distribuidores reduce el volumen de papel suelto.
La digitalizacion certificada permite destruir el soporte fisico manteniendo la validez legal ante la Agencia Tributaria. El archivo digital organizado por carpetas anuales y proveedores agiliza las auditorias internas y previene la perdida accidental de documentos por deterioro del papel.
La regla general practica para un bar o restaurante en Espana es conservar todos los justificantes de compra durante un minimo de seis anos para cumplir con el Codigo de Comercio. Evaluar las caracteristicas de cada inversion e implantar la digitalizacion homologada evitara la perdida de deducciones fiscales por deterioro del papel termico.